Een goed functionerende organisatie realiseert 3 doelstellingen met haar aanpak van organisatiebeheersing:
1. De organisatie hanteert een kader voor organisatiebeheersing.
2. De organisatie kent haar belangrijkste verbeterpunten en risico’s voor de management- en de ondersteunende processen, ze hanteert een strategie om deze te beheersen en volgt deze strategie op.
3. De organisatie evalueert regelmatig de manier waarop ze werkt aan haar organisatiebeheersing en stuurt die bij.
Het kader voor organisatiebeheersing dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake interne controle.
Het omschrijft :
• Het regelgevend kader
• De aanpak van organisatiebeheersing
• De prioriteitsbepaling
• Het bepalen van beheersmaatregelen
• De rapportering en periodieke opvolging
Dit is een cyclisch proces dat zowel beheersmaatregelen en periodieke opvolging voor het dienst- als het organisatieniveau omvat.
De gemeente en het OCMW van Leopoldsburg wensen gezamenlijk één kader organisatiebeheersing op te stellen. In de praktijk werken gemeente en OCMW reeds als één organisatie.
Er wordt door de organisatie gebruik gemaakt van de Leidraad Organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid: Leidraad organisatiebeheersing lokale besturen | Vlaanderen Intern
De tien thema’s van organisatiebeheersing in deze leidraad zijn:
Doelstellingen, proces- en risicomanagement
Belanghebbendenmanagement
Monitoring
Organisatiestructuur
HRM
Organisatiecultuur
Informatie en communicatie
Financieel management
Facilitymanagement
Informatie- en communicatietechnologie.
Naast deze tien thema’s worden de PDCA-cyclus gebruikt: plan – do – check – act.
Twee keer per legislatuur worden de risico's en beheersmaatregelen van de leidraad overlopen met één of meerdere zelfevaluatieteams.
De zelfevaluatieteams doorlopen steeds dezelfde stappen:
1. Bepalen huidige sterktes en verbeterpunten
2. Bepalen van de risico’s
3. Prioritiseren van de risico’s
4. Bepalen beheersmaatregelen
5. Ontwikkelen van een actieplan + opnemen in MJP
6. Opvolging en rapportering
7. Borgen van de beheersmaatregelen
De algemeen directeur maakte een kader voor organisatiebeheersing op in overleg met het managementteam. Het kader werd voorgesteld in de commissie algemene zaken van 8 december 2021.
Artikel 217 decreet lokaal bestuur:
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Artikel 218 decreet lokaal bestuur:
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Artikel 219 decreet lokaal bestuur:
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt bijgevoegd kader voor organisatiebeheersing goed.